Проект может выглядеть прекрасно на первой встрече: цель понятна, команда настроена оптимистично, сроки кажутся реалистичными. Через две недели часть договоренностей уже лежит в мессенджере, новая версия файла отправлена кому-то лично, один сотрудник ждёт коллегу, а руководитель начинает утро с вопроса: «Что у нас вообще по проекту?» Проблема обычно не в том, что сотрудники плохо работают. Чаще нет единого пространства, где зафиксированы задачи, сроки, ответственность, документы и текущий статус.

Битрикс24 позволяет собрать управление проектом в одной системе. Но одного факта, что сотрудники получили доступ к порталу, недостаточно. Важно правильно организовать саму работу. Разберём, как планировать и вести проекты в Битрикс24, контролировать сроки и при этом не превращать руководителя в человека, который весь день спрашивает у сотрудников: «Ну что там?»

Сначала определите результат, а уже потом создавайте задачи

Одна из самых частых ошибок начинается ещё до Битрикс24. Компания создаёт проект с названием «Новый сайт», «Запуск направления», «Конференция» или «Внедрение CRM» и сразу начинает записывать туда десятки задач. Но название проекта ещё не отвечает на главный вопрос: какой результат должен появиться в конце?

Например, «запустить новый сайт» можно понимать совершенно по-разному. Для одного сотрудника результатом станет размещенный дизайн, для другого работающая форма заявки, для третьего полностью заполненный каталог и настроенная аналитика. Поэтому сначала стоит зафиксировать конечный результат и критерии готовности.

Не просто:

Запустить корпоративный сайт.

А конкретнее:

К 1 декабря запустить новую версию сайта с заполненными основными разделами, рабочими формами, мобильной версией, подключенной аналитикой и проведенным тестированием.

После этого гораздо проще определить, какие работы действительно нужны, а какие появились в процессе просто потому, что «было бы неплохо ещё сделать».

Создайте отдельный проект в Битрикс24

Если работа состоит из нескольких этапов и в ней участвуют разные сотрудники, удобнее не складывать всё в общий список задач, а создать отдельный проект. Проект в Битрикс24 становится рабочим пространством команды, где можно собирать задачи, общаться, хранить связанные с проектом файлы, планировать встречи и работать с календарём.

Это особенно удобно для больших процессов: запуска сайта, рекламной кампании, организации мероприятия, внедрения CRM, открытия филиала, разработки нового продукта или подготовки сложного коммерческого предложения. Участникам не приходится вспоминать, в каком чате обсуждали бюджет и кто присылал последнюю версию презентации. Есть проект, внутри него находится всё, что относится к этой работе.

Разбейте большой проект на понятные задачи

«Подготовить конференцию» звучит как задача. На практике это несколько десятков разных работ: найти площадку, утвердить программу, пригласить спикеров, подготовить сайт, запустить рекламу, собрать регистрации, заказать оборудование, сделать печатные материалы и решить ещё множество вопросов. Поэтому большие задачи лучше декомпозировать.

В Битрикс24 для этого можно использовать задачи и подзадачи. Внутри задачи удобно создавать чек-листы, если отдельные действия не требуют самостоятельного контроля. Например, большая задача «Подготовить лендинг мероприятия» может состоять из подзадач на прототип, дизайн, верстку, наполнение, подключение форм и тестирование. А внутри задачи «Тестирование» уже достаточно чек-листа: проверить мобильную версию, формы, ссылки, корректность текстов и отправку данных в CRM.

Так проект превращается из огромного и довольно страшного «надо всё успеть» в понятную последовательность работ. Есть простой ориентир: если над одной задачей работают разные специалисты, у этапов разные сроки или один результат нельзя получить без завершения другого этапа, скорее всего, работу стоит разделить.

У каждой задачи должен быть тот, кто отвечает за результат

Одна из опасных формулировок в проектной работе звучит так: «Это делает маркетинг». Маркетинг представляет собой отдел, но задача всё равно должна оказаться у конкретного человека.

В Битрикс24 можно распределить роли участников задачи. Есть постановщик, исполнитель, соисполнители и наблюдатели. Исполнитель отвечает за итог, соисполнители участвуют в работе, наблюдатели следят за происходящим и при необходимости подключаются к обсуждению.

Это позволяет уйти от ситуации, когда над задачей вроде бы работали пять человек, но в момент дедлайна оказывается, что никто не считал себя ответственным за финальный результат. Причём руководителю необязательно становиться исполнителем или соисполнителем каждой задачи. Если ему достаточно контролировать ход работы, во многих случаях подходит роль наблюдателя.

Не храните сроки проекта только в дедлайнах отдельных задач

Если проект небольшой, списка задач со сроками может быть достаточно. В сложном проекте важно видеть не только дедлайн каждой работы, но и связь между этапами.

Представим запуск сайта. Пока заказчик не согласовал дизайн, разработчик не может закончить верстку. Пока верстка не готова, контент-менеджеру некуда размещать часть материалов. Пока не заполнены страницы и не подключены формы, нельзя нормально провести финальное тестирование. Одна задержка начинает двигать весь график.

Для таких проектов в Битрикс24 удобно использовать диаграмму Ганта. Она показывает задачи на временной шкале и позволяет связать зависимые этапы. В результате руководитель видит не просто красный просроченный дедлайн, а понимает, какие следующие работы из-за него тоже могут сдвинуться. Для менее сложного планирования можно использовать календарное представление задач и контролировать загрузку по дням, неделям и месяцам.

Канбан или диаграмма Ганта: что выбрать

Универсального представления задач для всех проектов нет. Если главное для команды понимать, на каком этапе сейчас находится работа, удобнее Канбан. Например: «Новые», «В работе», «На согласовании», «Требуются правки», «Готово». Сотрудник перемещает карточку по этапам, и команде сразу виден текущий статус.

Канбан хорошо подходит для маркетинга, производства контента, дизайна, обработки внутренних запросов и других процессов, где задачи проходят повторяющийся путь. Диаграмма Ганта решает другую задачу. Она нужна, когда важна последовательность работ и необходимо понимать, как сроки одного этапа влияют на остальные.

Поэтому разработку сайта или подготовку крупного мероприятия удобнее смотреть через Гант, а поток дизайнерских задач может прекрасно работать на Канбан-доске. В Битрикс24 не обязательно выбирать один режим навсегда. Одни и те же задачи можно просматривать по-разному в зависимости от того, какую информацию сейчас нужно увидеть.

Не отделяйте обсуждение от самой задачи

Очень распространённая картина: сама задача находится в Битрикс24, но вся настоящая жизнь проекта происходит где-то рядом. «Макет я тебе отправила в Telegram», «Правки директор написал вчера в общем чате», «Мы на созвоне решили делать по-другому». Через месяц восстановить историю принятого решения становится почти невозможно.

В задачах Битрикс24 коммуникация связана с самой задачей. Участники могут обсуждать работу, обмениваться файлами и фиксировать решения там же, где находится поручение. Полезное правило для команды: если договорённость меняет задачу, срок или результат, она должна остаться внутри рабочего пространства проекта. Это сильно уменьшает количество корпоративной археологии.

Используйте шаблоны для типовых проектов

Не каждый проект нужно собирать с нуля. Если компания регулярно запускает сайты, проводит мероприятия, принимает новых сотрудников или готовит стандартный комплект документов для клиента, структура работ обычно повторяется.

В Битрикс24 можно использовать шаблоны задач. Один раз создаётся правильная постановка с описанием, участниками, чек-листом, сроками и необходимыми параметрами, после этого команда использует готовую основу. Это помогает не забывать мелочи и одновременно стандартизирует процессы.

Например, при публикации новой страницы сайта шаблон может напоминать сотруднику проверить текст, заголовок H1, Title и Description, мобильную версию, формы, ссылки и аналитику. Человеку уже не приходится каждый раз вспоминать весь процесс самостоятельно.

Повторяющиеся задачи вообще не обязательно ставить вручную

В любой компании есть работа, которая возвращается с завидным постоянством: каждый понедельник проверить отчёты, каждый месяц снять показатели, раз в неделю посмотреть просроченные сделки, в последний рабочий день месяца подготовить документы.

Для таких процессов в Битрикс24 можно настроить регулярные задачи. Система будет создавать их автоматически по заданному расписанию, и руководителю не приходится держать в голове ещё один календарь из двадцати мелких поручений.

Для более сложных сценариев в задачах можно использовать автоматизацию, в том числе роботов и триггеры. Они помогают выполнять действия при определённых событиях: создавать задачи, добавлять участников, отправлять уведомления или реагировать на приближение срока.

Для внутренних заявок используйте Потоки

Есть ещё одна категория задач, которую сложно распределять вручную. Например, сотрудникам разных отделов постоянно требуется помощь юриста, дизайнера, системного администратора или бухгалтерии. Если каждый пишет знакомому специалисту лично, быстро возникает перекос. Один сотрудник перегружен, другой свободен, часть обращений вообще теряется.

В Битрикс24 для такой работы есть Потоки. Задачи собираются в общем потоке отдела или процесса и распределяются между исполнителями. Это удобно для внутренних сервисных подразделений и команд, которые получают много однотипных запросов. Так вместо «напишу Маше, она обычно делает» появляется управляемая очередь работы.

Контроль проекта не должен превращаться в микроменеджмент

Если для получения статуса проекта руководителю нужно написать каждому сотруднику лично, система управления проектами фактически не работает. Битрикс24 позволяет контролировать задачи без постоянных вопросов исполнителям: смотреть задачи по сотрудникам и ролям, просроченные поручения, текущие сроки, этапы проекта и общую картину работы.

Но здесь важно не впадать в другую крайность. Десятки отчётов не сделают управление эффективнее сами по себе. Лучше заранее определить несколько действительно важных сигналов: есть ли критические просрочки, появились ли задачи, блокирующие дальнейшую работу, не перегружен ли один сотрудник и укладывается ли проект в общий график.

Хорошая система контроля отвечает на вопрос «где требуется вмешательство», а не заставляет руководителя контролировать каждое движение команды.

Храните документы и инструкции рядом с проектом

Проблемы начинаются не только из-за просроченных задач. Иногда работа останавливается на совершенно бытовом вопросе: «А где последняя версия файла?»

Если проект ведётся в Битрикс24, связанные материалы можно хранить в пространстве проекта. Для инструкций, регламентов, сценариев и другой постоянно используемой информации можно применять Базу знаний.

Например, в проекте по проведению мероприятия могут находиться требования к презентациям спикеров, схема площадки, регламент регистрации участников и инструкция для персонала. Новый участник проекта получает контекст намного быстрее, а команда меньше зависит от памяти конкретного сотрудника.

Продумайте риски до того, как они станут проблемой

Даже прекрасно составленный график не гарантирует, что всё произойдёт ровно по плану. Подрядчик может задержать материалы, сотрудник заболеть, клиент поменять требования за неделю до запуска. Поэтому полезно ещё на старте определить критические точки проекта.

Что произойдёт, если этот этап задержится на три дня? Есть ли другой исполнитель? Какие задачи зависят от него? Есть ли запас по времени? Кто принимает решение, если требуется срочно менять план?

Битрикс24 здесь не принимает управленческие решения вместо команды, но помогает сделать последствия изменений заметными. Связанные задачи, сроки, диаграмма Ганта и единое пространство проекта позволяют быстрее понять, где появилась проблема и на что она повлияет.

Что проверить перед стартом проекта

Перед запуском стоит провести короткую проверку. У проекта должна быть понятная цель, основные этапы нужно превратить в задачи, у каждой задачи определить ответственного. Для критичных работ необходимо установить сроки и зависимости. Участники должны понимать, где обсуждают работу и где лежат актуальные документы. Повторяющиеся действия лучше сразу вынести в шаблоны или автоматизацию.

Пять дополнительных задач, созданных в спешке, обычно не спасают плохой план. А десять минут, потраченные на правильную структуру проекта, способны сэкономить часы обсуждений в дальнейшем.

Битрикс24 не заменяет управление, но делает его прозрачным

Самая полезная функция системы управления проектами заключается не в красивых карточках и диаграммах. Она убирает неопределённость.

Сотрудник понимает, что ему нужно сделать. Руководитель видит, где возникла задержка. Команда знает, где лежат документы и о чём договорились. Если сроки меняются, становится понятно, какие этапы это затронет.

Именно в этот момент Битрикс24 перестаёт быть ещё одной корпоративной программой и становится рабочей системой управления. А если задачи в Битрикс24 уже есть, но сроки всё равно срываются, сотрудники продолжают работать в сторонних чатах, а руководитель собирает статусы вручную, проблема обычно не в количестве функций. Нужно правильно настроить процессы, роли, структуру проектов и правила работы команды.

Вернуться в блог